תכנית אתיקה אפקטיבית

מדוע ארגון זקוק לתכנית ציות לפי דרישות החקיקה האמריקאית?

על פי פרק 8 בהנחיות הפדרליות לענישה (Federal Sentencing Guidelines FSG), ארגון המאמץ תוכנית ציות למניעת התנהגות עבריינית, ותוכנית אתיקה לאיתור ומניעה של התנהלות לא אתית, יכול להימנע מסנקציות חמורות במקרה שמייחסים לארגון התנהגות פלילית או התנהגות לא אתית.  לפיכך, ארגון המיישם תוכנית ציות ותוכנית אתיקה יעילה מבטיח את התמודדתו במניעת פעילות שתפגע בו ובמחזיקי העניין שלו שפעלו כשורה. וזאת מכיוון שתוכניות ציות ואתיקה נועדו למנוע ולגלות התנהגות פלילית או התנהגות לא אתית. יתר על כן שתי התוכניות אמורות לשפר את התקשורת הארגונית וההתנהלות הנכונה בין חברי הארגון. על התוכניות ציות ואתיקה להציע שיטה יעילה לטיפול בהתנהגות שאינה אתיות או עבריינית. יתר על כן, אם התוכניות  מיושמות ביעילות, הן יצליחו לשמור על אינטגריטי בקרב חברי הארגון.

מהי תוכנית אתיקה אפקטיבית?

המונח “אפקטיבי” בביטוי “תוכנית אתיקה אפקטיבית” מגדיר את דרישות הסף של ארצות הברית בהנחיות לענישה הפדרלית (FSG) פרק 8 מיום 1 בנובמבר 2004:

1. פיתוח קוד אתי, תקני תאימות ותהליכי יישום המותאמים לצרכי הארגון ולתנאים בהם הוא פועל.
2. מינוי עובדים בכירים לניהול תוכנית הציות / אתיקה של הארגון.
3. מניעת קידום ומתן סמכות לעבריינים או בעלי נטייה מוכחת לפגוע או להתנהג באופן לא אתי.
4. תקשורת יעילה של קוד ההתנהגות המחייב לכל עובדי הארגון באמצעים שונים, כגון תוכניות הכשרה ופרסומים.
5. בניית מערכת ניטור להשגת עמידה בקוד ההתנהגות של הארגון.
6. בניית תוכנית אכיפה עקבית לתקני הציות והנורמות האתיות של הארגון.
7. נקיטת צעדים מונעים בעקבות עבירה למניעת חזרתה ובחינה מחודשת של תוכנית הציות / אתיקה על מנת לשפר אותה.

מהי תרבות ארגונית התומכת בהתנהגות נאותה

בנוסף לתוכנית ציות, ה- FSG המתוקן מיום 1 בנובמבר 2004 מחייב פיתוח תוכנית אתית אפקטיבית. בנוסף למניעת התנהגות עבריינית, התוכנית האתית מחייבת את הארגון גם ליצור תרבות ארגונית התומכת באופן ספציפי בהתנהלות והתנהגות אתית. לא ניתן ליצור תרבות ארגונית התומכת בהתנהגות חוקית ואתית רק על ידי כתיבת מסמכים ללא יישומם. יצירת תרבות ארגוניות צריכה לתמוך בהתנהלות אתית על ידי שיפור, למשל, “הנורמות החברתיות של חברי הארגון” ו”הדוגמה האישית של מנהלי הארגון”, שעליהן להיות בהתאמה לקוד האתי המחייב של הארגון.

מהו מבנה תהליך ההטמעה

גיבוש קוד אתי (COE) מיושם בסנכרון עם מערכת אכיפה שתפקידה לשמור על גבולות ההתנהגות הנאותה. מינוי ממונה אתיקה/ציות בארגון וועדת אתיקה. התחזוקה מורכבת מאוסף של תהליכים הנעשים במחזוריות בהם מתקיימות פעילויות למידה, בחינה ביקורתית ודיון בסוגיות אתיות המתעוררות בפעילות הארגון. על הארגון גם לבנות מנגנון אכיפה שיהיה אחראי על פעולות ענישה במקרה של עבירה אתית ובמקרה עבירה על החוק להפנות לגורמים המתאימים.

מינוי ועדת היגוי

וועדת ההיגוי צריכה לשקף את מכלול חברי הארגון כולל כמה חברים מבכירי הארגון. הוועדה תוביל את תהליך הטמעת הקוד האתי.  הוועדה תהיה אחראית הן על ניהול התהליך, והן על פיקוח ובקרה על יישומו. הוועדה בשיתוף עם ראש הארגון תגדיר במונחים מדידים את הציפיות מהתהליך.

מדדים לשינוי התנהגות

מינוי אחראי או אחראים בליווי וועת ההיגוי או בליווי וועדת האתיקה או הממונה על אתיקה/ציות בארגון לבחינת יעילות תהליך הטמעת הקוד האתי והגדרת המדדים להצלחתו. קביעת קריטריונים שעל בסיסם יוגדרו ציפיות מתהליך היישום הקוד ומדדים שיתנו אינדקציה לשינוי התנהגות בהתאם לקוד ייקבעו בהתאם. תוצאות המדידה יעובדו, יפורסמו וישמשו את הארגון בתהליך הלמידה הארגוני. דיווח על יעילות המדדים והתנהגות או מעשים שאינם בהתאמה לקוד אתי המחייב תימסר לדירקטוריון הארגון בתדירות שייקבע הארגון ובהתאם לחומרת המעשה.

פיתוח קוד אתי

בגיבוש ופיתוח קוד התנהגות אתי, חברי ארגון צריכים לבחור את הערכים שייכללו בקוד. בחירה זו צריכה לנבוע מדיון ביקורתי בין חברי הארגון שמטרתו לזהות אילו מערכי הארגון הם הערכים המכריעים להישרדות הארגון, אילו ערכים משקפים את שאיפתו לרווחה, ואילו ערכים יאפשרו לו לשגשג בנישתו. כל זאת, בין אם הערכים נעוצים בצרכים הבסיסיים, ברצונות הלגיטימיים או בשאיפותיו של הארגון, אילו הן סוגיות שעל חברי הארגון לבחון ולענות עליהם בתהליך עיצוב הקוד. עם סיום שלב זה, הארגון יקבע את ערכיו הבסיסיים, רצונותיו ושאיפותיו הלגיטימיות בקוד התנהגות אתי, טקסט שישמש מצפן לפעילותו. תוכנית אתיקה אפקטיבית יכולה לסייע לארגון לשפר את ניהול הסיכונים שלו. 

מקורות

Avshalom M. Adam & Dalia Rachman-Moore. 2004. The Methods Used to Implement an Ethical Code of Conduct and Employee Attitudes, Journal of Business Ethics, 54, 225-244.

Avshalom M. Adam. 2005. “Effective Implementation of an Ethical Program: Theory and Practice.” 12th Annual International Conference Promoting Business Ethics. St. John’s University, New York. 26-8 October 2005. ePublished in SSRN. https://www.researchgate.net/publication/262380823_Effective_Implementation_of_Ethical_Programs_Theory_and_Practice

USSC Federal Sentencing Guidelines (FSG) Chapter 8. 2018. Effective 1 November 2004 (amendment 673). https://www.ussc.gov/guidelines/2018-guidelines-manual/2018-chapter-8